Lors de la gestion de la saisie comptable en location saisonnière, votre personnel doit savoir comment saisir de nouvelles informations, apporter des modifications, suivre les paiements aux propriétaires et aux fournisseurs.
Il est possible de gérer cette tâche en interne, mais il faudra investir dans le recrutement d’une personne pouvant réaliser le suivi annuel, une option qui coûte cher sur le long terme.
Il est très souvent plus efficace, pour les entreprises, de sous-traiter ces compétences à un tiers en lui confiant tous les travaux relatifs à la saisie comptable. Grâce à cet outsourcing, l’entreprise peut ainsi faire face à un manque de ressources en interne.
En règle générale, les entreprises ne sont pas obligées de faire appel à un professionnel pour réaliser le suivi comptable. Mais face à toutes les obligations fiscales, de nombreux entrepreneurs estiment qu’ils n’ont d’autre choix que de se faire aider par un comptable qualifié.
Les avantages de l’outsourcing de la saisie comptable
L’un des premiers avantages de l’outsourcing de la saisie comptable est très certainement économiques. En effet, en faisant appel à un prestataire externe, vous payez pour le travail effectué au tarif d’un professionnel, ce qui est inférieur à l’ embauche et la formation d’une personne à temps plein. L’entreprise n’a donc plus besoin d’investir dans le recrutement de personnel interne compétent pour faire face à ses obligations fiscales, et allège par conséquent, sa charge salariale et ses charges sociales. Elle économise aussi en loyer et en place étant donné qu’elle n’est pas amenée à fournir un espace à son prestataire.
Pour les petites entreprises, l’embauche d’un assistant comptable peut être un bon investissement. Cela donnera à l’entreprise plus de latitude pour se concentrer sur son cœur de métier plutôt que de s’enliser dans des tâches administratives. Cette option peut également vous aider à résoudre plus rapidement les problèmes internes, tout en augmentant l’efficacité de votre entreprise.
Dans ce type d’externalisation, le donneur d’ordre ne confie qu’une partie des procédures de sa comptabilité à l’agent comptable. Cependant, les missions déléguées sont suivies par un expert-comptable en interne.
Ce dernier s’occupera principalement des tâches complexes comme l’établissement des comptes annuels, les provisions et le bilan annuel en respectant le plan comptable.
De manière générale, ce type de sous traitance est appliqué de la manière suivante :
- Les logiciels utilisés sont des logiciels comptables comme SPI Locations Saisonnière ou Arkiane.
- Les opérations de lettrage et rapprochement bancaire sont systématiques.
- La réalisation des paiements propriétaires et Fournisseurs
- La vérification et si besoins, correction des saisies sur le logiciel
Comment réussir l’externalisation de la saisie comptable
Réussir une opération d’externalisation de la saisie comptable demande une certaine organisation. Plusieurs conditions doivent être prises en compte pour que le processus d’évaluation des besoins soit un succès. Ces quelques étapes vous donneront une base solide et rendront tout beaucoup plus fluide.
- Définir ses réels besoins
- Définir les tâches à externaliser et celles à garder en interne
- Déterminer le coût réel de l’externalisation de la saisie comptable
- Choisir le bon prestataire
- Établir le contrat d’externalisation de la saisie comptable
Définir ses réels besoin
L’externalisation de vos écritures comptables peut être une solution de gain de temps et d’argent. Mais vous devez vous assurer que vous prenez le temps de définir quels sont vos vrais besoins et ce que propose le fournisseur de services.
Vous devriez penser à :
– Quels types de services et de soutien seraient bénéfiques pour votre entreprise ? (par exemple, rapprochements bancaires, saisie de règlement, paiement des propriétaires et les fournisseurs,…)
– Quel niveau de reporting vous conviendrait le mieux ? (par exemple, des rapports toutes les semaines, des rapports tous les mois)
– Combien de saisie de données pensez-vous avoir ?
Cela vous aidera à définir le type de service d’externalisation que vous recherchez.
Définir les tâches à externaliser et celles à garder en interne
Il est essentiel de porter une attention particulière à l’aspect comptable de votre entreprise. Si vous souhaitez respecter vos obligations économiques, une connaissance approfondie des normes comptables est importante pour ce type de travail.
Il vous sera donc vital de déterminer les tâches à déléguer et celles à réaliser en interne. Pour une externalisation partielle, il faut viser les services chronophages qui demandent beaucoup de ressources. Par contre, si l’entreprise souhaite externaliser l’intégralité de sa saisie comptable, elle doit choisir un prestataire de confiance.
Déterminer le coût réel de l’externalisation de la saisie comptable
Pour éviter les mauvaises surprises, il faudra procéder à l’analyse des coûts réels que la sous-traitance de la gestion comptable entraînera. Le donneur d’ordre peut alors considérer les frais relatifs à la recherche de son prestataire, à la mise en place d’un comité de suivi et éventuellement au backsourcing. Il faudra aussi chiffrer le coût du prestataire, les coûts actuels de la gestion de la comptabilité en entreprise et les économies à réaliser.
Choisir le bon prestataire
Avant de choisir un sous-traitant ou une agence, assurez-vous qu’ils conviennent à votre entreprise. Cette sélection déterminera en majeure partie la réussite de l’opération d’outsourcing de la saisie comptable.
Tout d’abord, définissez ce que vous recherchez chez un comptable ou une agence
Existe-t-il un ensemble de connaissances spécifiques nécessaire à l’industrie?
Quels sont les coûts de la prestation ?
Disposent-ils d’une bonne expérience en matière de saisie comptable
Offrent-ils à leurs clients des normes de sécurité strictes quant aux données qui leurs seront transmises
Établir le contrat d’externalisation de la saisie comptable
Comme pour toute autre opération commerciale, il est important d’établir les conditions de l’externalisation ainsi que les obligations et les engagements de chaque partie. Il est important d’y préciser les missions déléguées, ses attentes en tant que donneur d’ordre et les délais de livraison. Les interventions doivent être délimitées.
Un des facteurs important à tenir en compte est la quantité de travail à effectuer sur une base horaire et le nombre d’heures par semaine passées sur votre projet.
Externaliser la saisie comptable est une solution avantageuse pour de nombreuses TPE et PME en quête de réduction des dépenses et de gain de temps. Cependant, c’est une opération à effectuer avec la plus grande préparation et ainsi, avoir une compréhension claire du temps et des coûts que chaque partie sera prête à investir dans le processus.
Quel est le coût de l’externalisation comptable ?
Faire appel à un comptable coûte souvent cher, et cela peut être encore plus vrai en France. Les honoraires moyens sont en général de 80 euros de l’heure hors taxes.
Le coût de l’externalisation de la comptabilité dépend, en grande partie, des tâches déléguées.
Les tarifs pratiqués pour les prestations de comptabilité varient d’un prestataire de services à un autre. Ils se situent, de manière générale, dans une fourchette de prix de 45 et 55 euros de l’ heure.
Il est important de souligner que notre centre d’ externalisation de saisie comptable ne fait pas de comptabilité certifiée (les opérations de fin d’année).
Les opérations comptables comme les amortissements, provisions et l ‘établissement des comptes de fin d’année (Bilan, compte de résultat) et les conseils restent le domaine des experts comptables en France.
L’externalisation des écritures comptables auprès d’une société spécialisée comme la nôtre présente donc de nombreux avantages :
– Une équipe de comptables professionnels et qualifiés s’occupera de vos écritures comptables, vous faisant gagner du temps et de l’argent
– Vous obtiendrez un service rapide et de qualité.
N´hésitez pas à nous contacter pour recevoir un devis personnalisé.
